[倉儲管理] 年度盤點前的前置作業有那些? @ 問問蓮蓬頭

[召開盤點會議]

一般公司財務單位，會於盤點前一個月，召開公司盤點會議，內容主要是公佈初覆盤與會計師的盤點日期，並於會議上討論相關議題，並達成共識，相關討論的議題大致如下。

1.倉管單位:提出，各項領料、發料、出貨、入庫、退料、原物料收貨…等，所有相關作業的停止時間點，如下表所示，並詢問相關單位是否有異議。

2.生管與製造單位:討論是否需停線盤點或幾點開始收線，或因盤點相關單位需要安排加班或調班等問題。

3.總務單位:固定資產的盤點時程訂定、盤點當天供餐統計…等。

4.外包單位:針對盤點時仍在委外的產品，需於盤點期間至委外單位進行盤點，或是印出盤點明細，請外包商協助盤點，並簽名回傳。

5.人力資源部:針對盤點期間調班或無薪休假提出相關意見。

6.其他單位:支援人力的安排，公司規模若較大，在覆盤時財務部會要求倉庫以外的單位，需派員支援覆盤，若都討論完畢

會後財務單位需發出盤點會議的會議紀錄，給相關單位知悉，之後相關單位就依會議記錄內容開始進行。

[召開倉庫內部會議]

針對盤點會議上的各時間點，召開倉庫內部會議並進行宣導，針對各時間點開始規劃倉庫的相關前置作業，並宣導倉管人員務必依管制時間點，進行作業的管制，假設停止發料的時間點後，仍有人至倉庫領料，此時就要請倉管人員，向上請示是否可以發料，絕對禁止私自放行。

[盤點前的異動盤點與全盤作業]

盤點前產線仍持續生產，所以倉庫端仍會配合產線進行發料，故建議倉庫端於盤點前，每日針對有異動之產品進行盤點，可以確保異動的材料帳務是正確的。

盤點前一個月若公司假日有休假，建議安排倉庫人員加班，進行全盤的動作，若有發現異常，則可以立即追查或調整，可降低年度盤時，異常問題發生的機率。

[盤點前一天，強化盤點效率]

年度盤點的前一天，大多數備、領、收、發作業應該已經停止，所以倉庫端會處於一個待命的階段，其實這時候可以加強一些標示與5S，讓覆盤的人員以及會計師可以對倉庫產生信任感，間接也可以提升盤點的速度。要加強哪部份呢?可參考以下提出

1.不該出現的東西請消失:無帳品或一些盤點不需列入盤盈的東西，請消失在覆盤人員(會計師)的眼前，不要讓他們在盤點期有機會問到，這是什麼東西?為什麼無帳?等等的問題，因為這些問題的出現，其他單位內心就會對倉庫產生一個問號，無帳怎麼會無帳?若遇到會計師可能就有解釋不完的狀況了，所以請盤點前巡視一下倉庫，不該出現的請消失。

2.標示請加大加粗:相信倉庫內所有需盤點的材料都一定有品號，而覆盤人員(會計師)盤點就是主要就是看品號與數量，品名規格其實不太會看，所以可以針對品號與數量，加大且清楚的標示，且要統一位置，方便盤點人員在找品號時可以更精準快速，而不是繞了棧板一圈，卻還找不到品號標籤，這樣會讓覆盤人員(會計師)心理產生一個問號?倉庫初盤是怎麼盤的?

3.若是一個棧板都是同一個品號，建議可以一個棧板打一張A5或A4的標示，如下表格所示，這一個棧板的總箱數、計算式、總數量...等，這樣盤點人員只要看棧板上的大標示，就不用繞著棧板轉一圈一箱一箱去加數量，可以提高盤點效率。

4.若公司裡面針對不同區域有貼地標線的話，可以趁著這次的待命時間，進行重新黏貼，並將相關區域標示明確，這樣其他單位的人員至雌庫盤點時，看到倉庫的標示如此清楚，對倉庫的印象也會加分，會計師看到倉庫各個區域標示清楚明確，對公司的管理也會提升信心與信任。

5.有時遇到盤點要出貨，但客人也因為盤點希望盤點過後，貨在寄過去，所以想要寄放在我們公司內，針對這些貨品，倉庫端要集中放置，並於貨品上貼上客戶寄放的標示，並備妥銷貨憑證以供備查，若會計師有詢問，則可提出銷貨憑證並進行說明。

6.有些材料會因委託貨運行運送的關係，因運送時間較難掌握，常常會於帳務凍結後才送到公司，也因帳務凍結了，所以批貨物也無法入帳，此時也是要有一塊可以與需盤點的產品區隔的區塊，集中進行放置。盤點時若有詢問到，可以跟覆盤人員(會計師)解釋，該批材料因進貨時間點的關係，所以目前沒有入帳，不列入盤點，帶盤點完畢開帳後，才會進行入帳。