黑天使在業界工作,週遭的同事常會跑來跟黑天使說,我想學Excel
接著就衍伸出下面的問題
 
Excel 很難嗎?
看你們寫的公式,好長好複雜,一看就很難?
公式裡面好多英文單字,我英文很爛,要怎麼辦?
函數要背嗎?
要怎麼才能寫出像你一樣長的公式?
 
Excel 很難嗎? 黑天使跟你說,只要你有一位良師,帶著你循序漸進,一步一步的學,你也會非常的厲害
黑天使的Excel是自學來的,一步一腳印,不斷累積寫函數的經驗,今天才會也些微的成績
以下就來分享黑天使的學習心得
 
[函數就像學單字、組合函數像片語]
學Excel跟英文的單字跟片語有什麼關係呢?
想學英文要先背單字,背了很多單字,才會寫得出片語
函數就也是一樣,黑天使把函數分成兩種,單一功能函數(單字),跟組合功能函數(片語)
要先把單一功能的函數,學會並了解單一功能函數的寫法,不用學多先學十五個(哪十五個下面會介紹)
學了十五個函數後,再進行多個函數進行組合,這時候就變成組合功能的函數
所以學函數就跟學英文一樣,不要一開始就想要寫出很長的函數
因為越長的函數,若有一個逗點或括號填入錯誤,就會一直出現錯誤值
然後你也不知道怎麼會錯,也查不出原因,到最後你會灰心然後就不學了
請循系漸進,當你學的單一功能函數越多(認識的單字越多),可以投入組合的函數也就越多,相對寫出自己想要的組合函數也就越簡單
 
[學函數不用多,十五個就夠你用很久]
十五個真的夠用嗎?依黑天使的經驗,下表列的十五個函數,請優先學會
十五個函數學會後,就可以依此十五個函數衍伸出非常多的組合函數,應該可以滿足70~80%以上的基本需求,以下就來跟各位介紹吧~!
 
項次
名稱
說明
1
VLOOKUP
垂直查表
2
IF
假如成立做什麼事情,反之做什麼事情
3
SUM
加總
4
SUMIF
依條件進行加總
5
COUNT
筆數
6
COUNTIF
依條件計算筆數
7
ROUND
四捨五入
8
ROUNDUP
無條件進位
9
ROUNDDOWN
無條件捨去
10
MAX
極大值
11
MIN
極小值
12
MID
中間子字串
13
TODAY
目前日期
14
ISERROR
是否為任何一種錯誤
15
IFNA
如果公式傳回#N/A 錯誤值,就傳回您所指定的值
 
[先從基本的需求做起,成就感大增]
學了上面十五個函數可以做什麼?可以運用在哪裡?
黑天使一開始學函數是從自己的需求開始做起
怎麼說呢?
 
[案例一]
黑天使以前在公司加班,常常忘記自己這個月加了幾個小時,可以賺多少加班費
所以黑天使就開始用Excel做了簡單的
[加班紀錄表],去紀錄我這個月加班加了幾個小時
ㄟ這要用什麼函數去寫了
很簡單上面十五個公式其中兩個SUM(加總)、SUMIF(依條件進行加總)
你看馬上就用到其中兩個了
 
[案例二]
黑天使以前收到SOP,會進行電腦建檔,因為日、中、夜三班都會收到SOP,也都會建檔
但有時候交接太衝促,忘了交接,所以收到的SOP也不知道登入了沒
所以我就在我的Excel紀錄表內,加了查詢功能,有比對到就顯示已登錄,反之就顯示未登錄
ㄟ這要用什麼函數去寫啊
很簡單上面十五個公式其中兩個組合式 IFVLOOKUP 就可以達到了
假如比對到輸入的SOP號碼,就顯示已登入,反之則顯示未登入
 
[案例三]
承案例二,我想要知道我現在登入了多少筆SOP,則可以用到 COUNT(比數) 或 COUNTIF(依條件計算筆數)
這個兩個函數去計算你登錄了幾筆資料
 
[案例四]
後來黑天使接觸到了物料管理,要用Excel去計算材料的請購量
因為請購量計算有的是用月平均乘上某個基數,有時算出來就有小數點產生
這時黑天使就會運用到三個函數 ROUND(四捨五入) 、ROUNDUP(無條件進位)、 ROUNDDOWN(無條件捨去)
將黑天使計算出來的數值進行一個整理
 
[案例五]
物料管理想要觀察一支材料,在某個區間內,最大使用量與最小使用量時
就可用兩個函數 MAX(最大值) 和 MIN(最小值)
或者你要計算數學成績在這班上最高分與最低分的分數為多少時,也可以用這兩個函數 MAX(最大值) 和 MIN(最小值)
 
[案例六]
當製作一個報表上面有一個日期欄位,若想要這個日期隨著每天的日期進行更新,則可以用TODAY(目前日期)這個函數
 
[案例七]
從案例一到案例六,在輸入公式後,可能會得出一些錯誤值,如N/A、#DIV/0!、#NUM!...等錯誤值,如何使這些錯誤值消失,或被處理,此時就可以使用 ISERROR(是否為任何一種錯誤)IFNA(如果公式傳回#N/A 錯誤值),就傳回您所指定的值)
 
如上面幾個案例,用幾個函數就可提升我們在資料處理上的效率,若你在自己的工作領域對於函數的運用,已駕輕就熟
此時你可試著去聽聽同事或朋友的函數需求,是不是可用你目前所學的函數,幫忙他提升作業效率,若目前所學不夠使用,就可再去學習其它函數來運用
但有些功能是沒有辦法用函數達成的,必需透過Excel內建的VBA來輔助才有可能辦到,然而VBA怎麼學,如何學,這會在黑天使之後的文章來跟各位分享
希望以上文章對大家對於學函數有些許的幫助,多想、多寫、多看,漸漸地你也會變成達人
 
 

20180128 黑.png

 
 

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